เมื่อพูดถึงการขอทุนการศึกษา สิ่งแรก ๆ ที่ต้องนึกถึงก็คือ ‘เอกสาร’ ที่ต้องจัดเตรียมเพื่อยื่นสมัครขอทุน โดยแต่ละทุนก็จะระบุเอกสารสำคัญที่ต้องใช้สมัครมากน้อยแตกต่างกันไป ซึ่งการจัดเตรียมเอกสารที่ว่านี้ อาจถือเป็นเรื่องง่ายสำหรับนักเรียนที่พอมีประสบการณ์ แต่ยังมีนักเรียนอีกหลายคนที่อาจกังวลไม่น้อยกับการต้องเตรียมเอกสารขอทุนเหล่านี้ วันนี้แอดมินส่องทางทุน by กสศ. เลยมีเคล็ดลับมาแบ่งปันกับคุณครูทุกท่าน เพื่อช่วยนักเรียนจัดการและจัดเตรียมเอกสารขอทุนให้เป็นไปอย่างราบรื่น ครบถ้วนสมบูรณ์ และมีความพร้อมต่อการสมัครทุน มีเทคนิคอะไรบ้าง ไปติดตามกันได้เลยค่ะ

1. ลิสต์เอกสารที่ต้องเตรียมทั้งหมด : ก่อนอื่นลองชวนนักเรียนนั่งลงแล้วร่วมกันทำลิสต์ออกมาว่า ต้องใช้หลักฐานใดบ้างสำหรับการสมัครทุนนั้น และค่อย ๆ ไล่เรียงว่าเอกสารแต่ละอย่างต้องดำเนินการเตรียมอย่างไรบ้าง เอกสารใดของทางโรงเรียนที่ตัวครูสามารถช่วยเดินเรื่องได้ เช่น ใบรายงานผลการเรียน หนังสือรับรองสถานภาพนักเรียน หนังสือรับรองของครูประจำชั้น หรืออาจารย์ที่ปรึกษาของสถานบันการศึกษาที่สังกัด ฯ เอกสารใดให้ผู้ปกครองช่วยเตรียม เช่น หนังสือรับรองเงินเดือน จดหมายรับรองการทำงานของพ่อแม่ ฯ เอกสารใดที่นักเรียนต้องเป็นผู้เตรียมเอง เช่น สำเนาบัตรประจำตัวประชาชน สำเนาทะเบียนบ้าน รูปถ่าย แฟ้มผลงาน เรียงความ ฯ เมื่อครูและเด็กมีลิสต์เอกสารทั้งหมดอยู่ในมือแล้ว ครูก็จะสามารถคอยติดตามความคืบหน้าของเอกสารแต่ละชิ้นได้อย่างใกล้ชิด หรืออาจช่วยเร่งการดำเนินการให้ได้เอกสารทันเวลาที่กำหนด

Tips: ทำเช็คลิสต์รายการเอกสารสำหรับสมัครทุนการศึกษานั้น ๆ ออกมาไว้เตรียมเช็คเอกสารให้พร้อมครบ

2. เตรียมขอเอกสารราชการล่วงหน้า : สำหรับหลักฐานทางราชการนั้น บางแห่งอาจต้องใช้เวลาในการเขียนคำร้อง และรอดำเนินการเพื่อออกเอกสารเป็นเวลาหลายวัน ครูอาจแนะนำนักเรียนให้เผื่อเวลาในการยื่นขอเอกสารต่าง ๆ เมื่อรู้ว่าต้องสมัครขอทุน เพื่อให้ได้เอกสารครบถ้วนทันเวลา ทั้งนี้สามารถขอเอกสาราชการล่วงหน้าไว้ได้ เพราะทุนส่วนใหญ่มักเปิดรับสมัครในช่วงเวลาเดิมทุกปี จึงคาดการณ์และเตรียมเอกสารสำคัญพื้นฐานก่อนได้ เช่น ใบรับรองผลการเรียน ใบแสดงผลการเรียน ฯลฯ แล้วเมื่อมีประกาศรายละเอียดทุนที่ต้องการสมัครออกมาอย่างเป็นทางการ ค่อยกลับมาตรวจเช็กและเตรียมเอกสารให้ครบถ้วนอีกครั้ง วิธีนี้จะช่วยลดเอกสารที่ต้องเตรียมหน้างานได้อย่างน้อย 2-3 ชิ้นเลยทีเดียว

3. ให้เวลากับเอกสารที่เฉพาะเจาะจง : หลายทุนต้องการข้อมูลเพื่อคัดเลือกผู้รับทุนตามคุณสมบัติที่เฉพาะเจาะจง เช่น ทุนยากจน ทุนความสามารถพิเศษ หรือทุนเฉพาะทาง จึงมีการระบุสิ่งที่ต้องเตรียมโดยเฉพาะสำหรับสมัครทุนนั้น ไม่ว่าจะเป็นเรียงความ แฟ้มผลงาน ฯลฯ ซึ่งในส่วนนี้ผู้สมัครควรให้ความสำคัญและให้เวลาเป็นพิเศษ เพราะสิ่งนี้อาจเป็นตัวตัดสินในการพิจารณาคัดเลือกผู้รับทุนได้ โดยครูอาจช่วยตรวจทานเอกสารเหล่านี้อีกครั้งว่า นักเรียนจัดเตรียมเอกสารได้สอดคล้องกับคุณสมบัติที่ทางผู้ให้ทุนต้องการหรือไม่ และช่วยกันปรับแก้ให้สมบูรณ์ก่อนส่ง ดังนั้นหากนักเรียนเตรียมเอกสารพื้นฐานไว้เรียบร้อยหมดแล้ว ก็จะมีเวลาเตรียมเอกสารที่เฉพาะเจาะจงสำหรับทุนนั้นมากขึ้น ทำให้โอกาสที่จะได้รับทุนสูงขึ้นตามไปด้วย

Tips: ดูแนวทางการเตรียมแฟ้มผลงานได้ ที่นี่ ในหัวข้อ “6 เทคนิคปั้นแฟ้มงานขอทุน ที่นักเรียนของคุณ (ครู) ไม่ควรพลาด”

4. เก็บเอกสารไว้ด้วยกันและจัดเรียงอยู่เสมอ : แนะนำให้นักเรียนเตรียมแฟ้มเอกสารไว้ 1 แฟ้ม สำหรับเก็บและจัดเรียงเอกสารที่พร้อมแล้ว โดยให้นักเรียนรับผิดชอบและจัดระเบียบเอกสารในแฟ้มนี้ด้วยตนเอง เมื่อได้เอกสารใดมาเพิ่ม ก็ให้นำมาจัดเก็บตามลำดับในแฟ้มเดียวกัน เพื่อเป็นการตรวจสอบเอกสารและเตรียมพร้อมอยู่เสมอ

5. ทำสำเนาเก็บไว้ : แม้ว่าโดยส่วนใหญ่ผู้ให้ทุนจะให้ส่งเอกสารตัวจริงเท่านั้น แต่ผู้สมัครก็ควรทำสำเนาเอกสารทุกชิ้นเก็บไว้อย่างน้อย 1 ฉบับ หรือสแกนเอกสารทั้งหมดเป็นไฟล์เก็บสำรองไว้ด้วยเสมอ เพราะถ้าเกิดเหตุฉุกเฉินที่เอกสารไม่ถึงมือผู้รับ เช่น เอกสารสูญหายระหว่างทาง หรือสลับกับผู้อื่น ทางผู้สมัครต้นทางก็ยังมีเอกสารสำเนาไว้ยืนยันในระหว่างที่ต้องดำเนินการเตรียมเอกสารใหม่ได้ เพื่อไม่ให้เสียโอกาสการพิจารณาทุนไป หรือสามารถประยุกต์ใช้เอกสารดังกล่าวมาสมัครทุนการศึกษาอื่น ๆ ได้

แม้การเตรียมเอกสารขอทุน อาจดูเป็นเรื่องยุ่งยากและซับซ้อนอยู่บ้าง สำหรับทั้งตัวนักเรียนเองและครูที่คอยช่วยเหลือ แต่ที่เป็นแบบนั้นก็เพราะโดยส่วนใหญ่แล้ว ยิ่งทุนเป็นเงินจำนวนมาก หรือเป็นทุนให้เปล่า ไม่มีข้อผูกมัด เอกสารที่ต้องใช้สมัครก็ยิ่งต้องมีมาก และจำเป็นต่อกระบวนการพิจารณาคัดเลือกอย่างถี่ถ้วนตามไปด้วย แต่แอดมินรับรองเลยว่า ความพยายามและทุ่มเทของนักเรียนย่อมฉายแววออกมาทางเอกสารสมัครทุนที่เตรียมมาอย่างครบถ้วนสมบูรณ์ และคุณครูที่ยืนอยู่ข้างหลัง ก็คงชื่นใจและภูมิใจในตัวพวกเขาอย่างแน่นอนค่ะ

คุณครูของ กสศ. ติดตามข้อมูลทุนการศึกษาอื่น ๆ นอกเหนือทุนของเราได้ที่

เฟซบุ๊กกรุ๊ป “ส่องทางทุน by กสศ.”